Siffi Logo

Mall för bedömning av psykisk hälsa på arbetsplatsen

Construction worker

I många länder, beroende på storleken på ditt företag, är det ofta obligatoriskt att ha ett riskbedömningsprotokoll nedskrivet för allt som har att göra med säkerheten för din personal, både fysisk och mental.
Även om det kan verka relativt enkelt att lista potentiella olyckor, kan det vara ganska knepigt att bedöma psykiska hälsoproblem och deras utlösare.
Vi har sammanställt denna mall för riskbedömning av psykisk hälsa på arbetsplatsen, identifierat områden och frågor att ställa som du kan anpassa till din situation, för att hjälpa dig komma igång! 
Kom ihåg, för att detta ska fungera och vara relevant behöver du vara så realistisk och ärlig som möjligt när du listar potentiella risker och nuvarande situationer. Att verkligen förstå situationen är det första steget mot förändring!

I – Identifiera riskerna och potentiella stressfaktorer

Dessa kan variera beroende på typen av företag, bransch, storlek och om det är helt på distans eller inte, men i allmänhet kan vi identifiera 7 områden av stressfaktorer, som vi diskuterar nedan. Under varje avsnitt har vi skisserat några frågor, som du kanske vill skriva ner svaret på, vare sig det är “Ja”, “Nej” eller “Inte säker”.

Att identifiera risker är bara halva kampen.

Lägg inte timmar på att manuellt spåra kalkylblad. Siffis plattform automatiserar bedömningsprocessen och ger dig realtidsdata om stressnivåer och psykologisk säkerhet i hela din organisation.
Upptäck hur Siffi automatiserar riskbedömning

1. Miljö

Det kan innebära:
  • Ergonomisk inställning
  • Ljus och luftkvalitet
  • Rymlighet
  • Bullerstörning
  • Bekväm temperatur (för kallt eller för varmt)
  • Inkluderande design (svårt att komma åt för personer med nedsatt rörlighet…)
Detta är bara några av de miljömässiga stressorer som du potentiellt kan identifiera på din arbetsplats.
När du identifierar risker inom miljöavsnittet, svara så gott du kan på följande frågor:
  • Finns det fysiska faror (buller, temperatur, kemikalier, etc.)?
  • Är det sant att de fysiska och mentala kraven på arbetet inte har beaktats i utformningen av arbetsplatsen i förhållande till de anställdas förmågor?
Om ditt team är hybrid eller helt distansbaserat, fråga dig själv vilken typ av stöd företaget för närvarande erbjuder för att säkerställa att varje anställd har en säker arbetsmiljö på sitt hemmakontor.
Svårt att tänka utanför boxen när du är i den

2. Rollkrav

Det omfattar:
  • Hög arbetsbelastning
  • Frequent övertid
  • Krav är inte i linje med arbetsbeskrivningen
  • Högt tempo
Här är några av våra föreslagna frågor att svara ärligt på:
  • Arbetar anställda regelbundet eller tillfälligt under högt tryck (brådskande arbete, tighta deadlines)?
  • Är de anställdas arbetsdagar regelbundet eller tillfälligt långa?
  • Är arbetsbelastningen regelbundet eller tillfälligt mycket hög?
  • Är arbetet monotont?
  • Är det sant att anställda inte vet vad deras ansvar är?
  • Ställs motstridiga krav på de anställda?
Ouppfyllda förväntningar är stora stressfaktorer

3. Kontroll/ledning

Saker som:
  • mikromanagement,
  • hur mycket frihet personal har i hur deras arbete utförs
  • flaskhalsar
Föreslagna frågor:
  • Börjar nya anställda arbeta utan tillräcklig introduktion och vägledning?
  • Saknar anställda möjlighet att påverka hur de arbetar?
  • Saknar anställda möjlighet att påverka innehållet i sitt arbete?
  • Saknar anställda möjlighet att planera sitt arbete, fatta egna beslut och ta ansvar?
  • Är uppgifter så fragmenterade att anställda inte förstår sitt bidrag till slutprodukten?
  • Är arbetstiden fast?
Vid vilken punkt blir vägledning till mikromanagement?

4. Stöd

Det kan innebära:
  • online och offline resurser såsom appar, första hjälpare och tredje parter
  • Fira/uppmuntran
  • program och utbildning internt eller via externa professionella
Föreslagna frågor:
  • Känner medarbetarna en brist på både positiv och negativ feedback?
  • Saknar medarbetarna erkännande och belönas de inte för att överträffa förväntningarna?
  • Saknar medarbetarna stöd från chefer och kollegor?
Underskatta aldrig kraften av positiv feedback

5. Relationer

Det innebär:
  • Hur man tilltalar varandra,
  • befintlig kultur: ritualer och traditioner
  • hur bra och dåliga beteenden hanteras
  • konflikthantering
Föreslagna frågor:
  • Är det sociala klimatet på arbetsplatsen dåligt?
  • Är samarbetet mellan medarbetargrupper (t.ex. avdelningar) dåligt?
  • Finns det interpersonella eller intragrupp-konflikter bland medarbetarna?
  • Förblir arbetsproblem och problem mellan medarbetare och ledning olösta?
  • Är konkurrensen mellan anställda stark?
  • Förekommer mobbning eller trakasserier?
Öppet utrymme eller utrymme för skvaller?

6. Förändring

Vet du och dina kollegor:
  • Hur hanteras förändringar?
  • Hur kommuniceras det?
Föreslagna frågor att utforska:
  • Är det sant att medarbetarna lämnas utan stöd under förändringsperioder eller när företagets framtid är osäker, för att undvika missnöje?

7. Övrigt / personligt

Allt som rör specifika fall, en-till-en situationer. Om någon har särskilda behov som kan utlösa psykiska problem…

Vad nu?

För att bedöma ditt företags risknivåer, kontrollera hur många av dessa frågor som besvarades positivt.
Vi föreslår att det är bättre att vara strikt snarare än förlåtande när du svarar på dessa frågor. Det kommer att hjälpa till att förbättra situationen snabbare.
Ett sätt att bedöma risken kan vara följande: 
  • Risknivå 0: inga svar besvarades positivt.
  • Risknivå 1: det var upp till två ”JA” svar totalt i alla frågor
  • Risknivå 2: det fanns minst ett ”JA” svar i varje underkategori
  • Risknivå 3: fem eller fler ”JA” svar.

Vill du bygga en guldstandard för välbefinnandekultur?

Håll dig uppdaterad med de senaste bästa praxis inom hantering av mentala hälsorisker, från att identifiera utbrändhet till att bemästra progressivt ledarskap.
Utforska fler guider på Siffis blogg
Om du upptäcker att ditt företag eller team är på risknivå 2 eller 3, här är några åtgärder att uppmärksamma för att börja förbättra ditt resultat och företagets övergripande välbefinnande:
När det gäller Roll
  • Definiera tydligt medarbetarnas uppgifter, funktioner och ansvar.
  • Säkerställ att adekvata resurser generellt är tillgängliga, särskilt under tider med hög efterfrågan.
  • Omstrukturera aktiviteter och arbetsflöde för att undvika flaskhalsar och återkommande perioder med hög arbetsbelastning.
  • Informera medarbetarna i förväg om produktionsplaner och perioder med potentiell hög stress.
  • Övervaka arbetsbelastningen och kontrollera systematiskt hur medarbetarna hanterar mycket hög fysisk och mental arbetsbelastning.
  • Minimera övertid och kom överens om sätt att kompensera perioder med mycket hög arbetsbelastning.
  • Säkerställ att medarbetarna har tillräcklig utbildning och kompetens för att utföra sina uppgifter.
  • Uppmuntra medarbetarna att kontinuerligt utveckla sina färdigheter.
  • Utöka arbetsuppgifternas omfattning för att diversifiera arbetet.
När det gäller Uppgiftshantering
  • Konsultera med medarbetare och deras representanter om arbetsorganisation, innehåll och volym.
  • Visa förtroende för dina medarbetare genom att delegera ansvar och problemlösning.
  • Övervaka kontinuerligt medarbetarnas tillfredsställelse med sitt arbete.
  • Förstärk medarbetarnas känsla av delaktighet i sitt arbete, till exempel genom att betona arbetets bredare inverkan och lyfta fram deras roll och bidrag till slutprodukten eller tjänsten.
  • Inför flexibla arbetstider och familjevänliga lösningar.
När det gäller Socialt Klimat
  • Utveckla och implementera åtgärder för att lösa konflikter på arbetsplatsen.
  • Håll ett möte för att diskutera befintliga problem bland medarbetarna. Uppmuntra medarbetarna att hitta orsakerna och lösningarna på problemen.
  • Erbjud utbildning i interpersonell konflikthantering. Se särskilt till att cheferna har fått den nödvändiga utbildningen och kan leda människor.
  • Utveckla och implementera en policy mot mobbning.
När det gäller Stöd
  • Lär chefer hur man ger konstruktiv feedback och hur man berömmer och stöttar underordnade.
  • Ha ordentlig introduktionsträning för nya medarbetare; involvera erfarna medarbetare som vägledare, lärare och mentorer för nya medarbetare.
  • Kommunicera med medarbetare och deras representanter på ett tydligt och offentligt sätt om alla planerade förändringar (inklusive uppsägningar) före, under och efter förändringarna.
  • Tillåt medarbetarna att diskutera och påverka förändringar.
  • Erbjud specialiserad utbildning och professionell rådgivning till medarbetare som sägs upp angående deras framtida karriär.
Även om du befinner dig på en låg risknivå, bör detta inte hindra dig från att ta itu med dessa frågor. Lämnas “outredda” tenderar problem att växa snarare än att försvinna av sig själva.

II – Bedöm vad som redan finns på plats (tredje part, utbildning..)

Detta är din möjlighet att noggrant granska vad företaget redan har infört och erbjuder medarbetarna för att övervaka och minska dessa risker.
  1. Lista de insatser företaget har gjort för att förbättra arbetsplatsen eller arbetsmiljön hemma
  2. Förklara vad som finns på plats för att säkerställa att förväntningarna matchar verkligheten när det gäller arbetsbelastning och ledning
  3. Dela vilken slags flexibilitet personalen har med sina uppgifter
  4. Lista vilket slags stöd som för närvarande erbjuds personalen när det gäller mental hälsa och välbefinnande
  5. Dela om företagskulturen, riktlinjer, värderingar och regler.
  6. Förklara hur förändringar hanteras och kommuniceras till hela företaget
Nu är du redo att göra en plan för framsteg!

III – Handlingsplan för att förbättra MH och välbefinnande

Ha en plan!
Nu när du har identifierat riskerna och vad som finns på plats finns det några viktiga saker kvar att göra:
  • Håll dig uppdaterad om innovation och undersök vad som kan förbättras inom varje område och vad som ska göras i händelse av kris/nödsituation
  • Om det behövs, förbättra processer (hur personalen informeras om vad som finns på plats)
  • Tilldela tydligt ansvar. Utan en officiell ansvarsperson kan ansvaret snabbt hamna i allmänhetens limbo
  • Ställ in deadline för nya implementationer
  • Övervaka, granska och uppdatera regelbundet
Det är aldrig för sent att börja bedöma risker för mental hälsa och välbefinnande i ditt företag.
Det kan verka skrämmande till en början men det behöver det inte vara.
Börja med det du vet och anlita hjälp från professionella och tredje parter när det behövs. Gör inga antaganden, var ärlig och se hur ditt teams mentala hälsa förbättras längs vägen!
Känn till riskerna. Informera dem om dem. Var redo att hjälpa när de inträffar.
Relaterade:

Gör din riskbedömning till en omsorgskultur.

Att identifiera en risk är det första steget. Att veta hur man åtgärdar den är nästa. Våra expertledda workshops för HR och chefer ger de praktiska färdigheter som behövs för att åtgärda bristerna som upptäckts i er bedömning.
Visa våra webbseminarier om mental hälsa och ledarskap

Vanliga frågor

I många jurisdiktioner har arbetsgivare en laglig “omsorgsplikt” att skydda anställda från både fysisk och psykisk skada. Även om specifika lagar varierar mellan länder, är dokumenterade riskbedömningar ofta obligatoriska för företag av en viss storlek för att visa att de aktivt identifierar och minskar psykosociala risker såsom utbrändhet, mobbning och överdriven arbetsbelastning.

En riskbedömning är inte en engångsuppgift; den bör vara ett “levande dokument.” Minst en gång om året bör den ses över. Du bör dock också initiera en ny bedömning vid större organisatoriska förändringar, som en sammanslagning, en övergång till distansarbete eller efter en betydande ökning av personalomsättning eller sjukfrånvaro.

Interna undersökningar är utmärkta för ”pulsavstämningar,” men de lider ofta av låg ärlighet om medarbetarna fruktar att deras svar inte är verkligen anonyma. En professionell bedömning, som de som genomförs via Siffi-plattformen, använder validerade psykologiska ramar och tredjepartsanonymitet för att få en mycket mer exakt bild av risknivåerna utan den interna företagspolitikens bias.

Även om fysiska faror är lägre hemma, ökar ofta de psykologiska riskerna. De vanligaste dolda stressfaktorerna i distansteam är ”suddiga gränser” (svårighet att koppla av), social isolering och ”digital friktion” (frustration med verktyg eller brist på tydlig asynkron kommunikation).

Om författaren

Morgane Oleron

Morgane Oléron

Psykologiinnehållsförfattare på Siffi

Morgane skapar medkännande och engagerande innehåll som gör samtal om mental hälsa mer mänskliga och tillgängliga. På Siffi kombinerar hon berättande med strategi för att främja en kultur av omsorg och samhörighet på arbetsplatsen.

Senaste inlägg

Hur redo är din organisation?

Gör en snabb självbedömning för att ta reda på var ditt företag står när det gäller beredskap för mental hälsa,
Gör bedömningen