I många länder, beroende på företagets storlek, är det ofta obligatoriskt att ha ett riskbedömningsprotokoll nedskrivet för allt som har att göra med säkerheten för din personal, både fysisk och mental.
Även om det kan verka relativt enkelt att lista potentiella olyckor, kan det vara ganska knepigt att bedöma mentala hälsoproblem och deras utlösare.
Vi har sammanställt denna mall för riskbedömning av mental hälsa på arbetsplatsen, identifierat områden och frågor att ställa som du kan justera och anpassa till din situation, för att hjälpa dig att komma igång!
Kom ihåg, för att detta ska fungera och vara relevant behöver du vara så realistisk och ärlig som möjligt när du listar potentiella risker och nuvarande situationer. Att verkligen förstå situationen är det första steget mot förändring!
I – Identifiera riskerna och potentiella stressfaktorer
Dessa kan vara olika beroende på typ av företag, bransch, storlek och om det är helt på distans eller inte, men generellt kan vi identifiera 7 områden av stressfaktorer, som vi diskuterar nedan. Under varje avsnitt har vi beskrivit några frågor, som du kanske vill skriva ner svaret på, oavsett om det är “Ja”, “Nej” eller “Inte säker”.
1. Miljö
Det kan innebära:
Ergonomisk uppsättning
Ljus- och luftkvalitet
Rymlighet
Bullerförorening
Bekväm temperatur (för kallt eller för varmt)
Inkluderande design (svårtillgänglig för personer med nedsatt rörlighet…)
Dessa är bara några av de miljömässiga stressfaktorerna som du potentiellt kan identifiera i din arbetsmiljö.
När du identifierar risker inom miljöavsnittet, svara så gott du kan på följande frågor:
Finns det fysiska faror (buller, temperatur, kemikalier, etc.)?
Är det sant att de fysiska och mentala kraven på arbetet inte har tagits hänsyn till i utformningen av arbetsplatsen i förhållande till de anställdas förmågor?
Om ditt team är hybrid eller helt på distans, fråga dig själv vilken typ av stöd företaget för närvarande erbjuder för att se till att varje anställd har en säker arbetsmiljö på sitt hemmakontor.
Svårt att tänka utanför boxen när du är i den
2. Rollkrav
Det omfattar:
Hög arbetsbelastning
Frekvent övertid
Krav som inte är i linje med arbetsbeskrivningen
Högt tempo
Här är några av våra föreslagna frågor att ärligt besvara:
Arbetar de anställda regelbundet eller tillfälligt under hög press (ruscharbete, strikta deadlines)?
Är de anställdas arbetsdagar regelbundet eller tillfälligt långa?
Är arbetsbelastningen regelbundet eller tillfälligt mycket hög?
Är arbetet monotont?
Är det sant att de anställda inte vet vad deras ansvar är?
Ställs motstridiga krav på de anställda?
Ouppfyllda förväntningar är stora stressfaktorer
3. Kontroll/ledning
Saker som:
mikroledning,
hur mycket frihet personalen har på hur deras arbete utförs
flaskhalsar
Föreslagna frågor:
Börjar nya anställda arbeta utan tillräcklig introduktionsträning och vägledning?
Saknar de anställda möjlighet att påverka hur de arbetar?
Saknar de anställda möjlighet att påverka innehållet i sitt arbete?
Saknar de anställda möjlighet att planera sitt arbete, fatta egna beslut och ta ansvar?
Är uppgifterna så fragmenterade att de anställda inte förstår sitt bidrag till slutprodukten?
Förblir arbetsproblem och problem mellan anställda och ledning olösta?
Är konkurrensen bland de anställda stark?
Förekommer mobbning eller trakasserier?
Öppet utrymme eller utrymme för skvaller?
6. Förändring
Vet du och dina kollegor:
Hur hanteras förändringar?
Hur kommuniceras det?
Föreslagna frågor att utforska:
Är det sant att de anställda lämnas utan stöd under förändringsperioder eller när företagets framtid är osäker, för att undvika missnöje?
7. Andra / personliga
Allt som rör särskilda fall, en-till-en-situationer. Om någon har särskilda behov som kan utlösa mentala hälsoproblem…
Vad nu?
För att bedöma ditt företags risknivåer, kontrollera hur många av dessa frågor som besvarades positivt.
Vi föreslår att det är bättre att vara strikt snarare än förlåtande när du besvarar dessa frågor. Det hjälper till att förbättra situationen snabbare.
Ett sätt att bedöma risk skulle kunna vara följande:
Risknivå 0: inga svar besvarades positivt.
Risknivå 1: det fanns upp till två “JA” svar totalt över alla frågor
Risknivå 2: det fanns minst ett “JA” svar i varje underkategori
Risknivå 3: fem eller fler “JA” svar.
Om du upptäcker att ditt företag eller team befinner sig på risknivå 2 eller 3, här är några åtgärder att uppmärksamma för att börja förbättra din poäng och företagets övergripande välbefinnande:
När det gäller Roll
Definiera tydligt de anställdas uppgifter, funktioner och ansvar.
Säkerställ att tillräckliga resurser generellt är tillgängliga, särskilt under tider med hög efterfrågan.
Omstrukturera aktiviteter och arbetsflöde för att undvika flaskhalsar och återkommande tider med hög arbetsbelastning.
Varning anställda i förväg om produktionsplaner och perioder med potentiellt hög stress.
Övervaka arbetsbelastningen och kontrollera systematiskt hur de anställda klarar av mycket hög fysisk och mental arbetsbelastning.
Håll övertid till ett minimum och kom överens om sätt att kompensera för perioder med mycket hög arbetsbelastning.
Säkerställ att de anställda har tillräcklig utbildning och färdigheter för att utföra sina uppgifter.
Uppmuntra de anställda att kontinuerligt utveckla sina färdigheter.
Utöka omfattningen av arbetsuppgifter för att diversifiera arbetet.
När det gäller Uppgiftsledning
Rådgör med de anställda och deras representanter om arbetsorganisation, innehåll och volym.
Visa förtroende för dina anställda genom att delegera ansvar och problemlösning.
Övervaka kontinuerligt de anställdas tillfredsställelse med sitt arbete.
Förbättra de anställdas känsla av delaktighet i sitt arbete, till exempel genom att betona den bredare effekten av deras arbete och markera deras roll och bidrag till slutprodukten eller tjänsten.
Inför flexibla arbetstider och familjevänliga lösningar.
När det gäller Socialt klimat
Utveckla och implementera åtgärder för att lösa konflikter på arbetsplatsen.
Håll ett möte för att diskutera befintliga problem bland de anställda. Uppmuntra de anställda att hitta orsakerna och lösningarna på problem.
Tillhandahåll utbildning i interpersonell konflikthantering. Se särskilt till att cheferna har fått den nödvändiga utbildningen och kan leda människor.
Utveckla och implementera en policy mot mobbning.
När det gäller Stöd
Lär chefer hur man ger konstruktiv feedback och hur man berömmer och stöttar underordnade.
Ha riktig introduktionsträning för nya anställda; involvera erfarna anställda som guider, lärare och mentorer för nya anställda.
Kommunicera med de anställda och deras representanter på ett tydligt och offentligt sätt om alla planerade förändringar (inklusive uppsägningar) före, under och efter förändringarna.
Låt de anställda diskutera och påverka förändringar.
Erbjud specialiserad utbildning och professionell rådgivning till anställda som avskedas angående deras framtida karriärer.
Även om du befinner dig på en låg risknivå, bör detta inte hindra dig från att ta itu med dessa frågor. Lämnade “obehandlade” tenderar problem att växa snarare än att försvinna av sig själv.
II – Bedöm vad som redan finns på plats (tredje part, utbildning..)
Detta är din möjlighet att noggrant granska vad företaget redan har infört och erbjuder de anställda för att övervaka och minska dessa risker.
Lista de ansträngningar företaget har gjort för att förbättra arbetsplatsen eller hemarbetsmiljön
Förklara vad som finns på plats för att se till att förväntningarna stämmer överens med verkligheten när det gäller arbetsbelastning och ledning
Dela vilken typ av flexibilitet personalen har med sina uppgifter
Lista vilken typ av stöd som erbjuds personalen för närvarande när det gäller mental hälsa och välbefinnande
Dela om företagskultur, riktlinjer, värderingar och regler.
Förklara hur förändringar hanteras och kommuniceras till hela företaget
Nu är du redo att göra en plan mot framsteg!
III – Handlingsplan för att förbättra mental hälsa och välbefinnande
Ha en plan!
Nu när du har identifierat riskerna och identifierat vad som för närvarande finns på plats finns det några viktiga saker kvar att göra:
Håll dig uppdaterad om innovation och undersök vad som kan förbättras inom varje område och vad man ska göra vid kris/nödsituation
Om det behövs, förbättra processer (hur personalen informeras om vad som finns på plats)
Tilldela tydligt ansvar. Utan en officiell person i ansvar, kan ansvaret snabbt hamna i ett gemensamt limbo
Sätt upp en tidsfrist för nya implementeringar
Övervaka, granska och uppdatera regelbundet
Det är aldrig för sent att börja bedöma risker för mental hälsa och välbefinnande i ditt företag.
Det kan verka skrämmande till en början, men det behöver det inte vara.
Börja med det du vet och ta hjälp av professionella och tredje parter vid behov. Anta inte svar, var ärlig och se ditt teams mentala hälsa förbättras längs vägen!
Känn till riskerna. Informera dem om dem. Var redo att hjälpa när de uppstår.
Morgane skapar medkännande och engagerande innehåll som gör samtal om mental hälsa mer mänskliga och tillgängliga. På Siffi kombinerar hon berättande med strategi för att främja en kultur av omsorg och samhörighet på arbetsplatsen.
