I många länder, beroende på storleken på ditt företag, är det ofta obligatoriskt att ha ett riskbedömningsprotokoll nedskrivet för allt som har att göra med säkerheten för din personal, både fysisk och mental.
Även om det kan verka relativt enkelt att lista potentiella olyckor, kan det vara ganska knepigt att bedöma psykiska hälsoproblem och deras orsaker.
Vi har sammanställt denna mall för riskbedömning av arbetsplatsens psykiska hälsa, identifierat områden och frågor att ställa som du kan anpassa och justera efter din situation, för att hjälpa dig komma igång!
Kom ihåg, för att detta ska fungera och vara relevant måste du vara så realistisk och ärlig som möjligt när du listar potentiella risker och befintliga situationer. Att verkligen förstå situationen är det första steget mot förändring!
I – Identifiera riskerna och potentiella stressfaktorer
Dessa kan vara olika beroende på typen av företag, bransch, storlek och huruvida det är helt distansbaserat eller inte, men i allmänhet kan vi identifiera 7 områden av stressfaktorer, som vi diskuterar nedan. Under varje avsnitt har vi beskrivit några frågor, som du kanske vill skriva ner svaret på, oavsett om det är ”Ja”, ”Nej” eller ”Inte säker”.
1. Miljö
Det kan betyda:
Ergonomisk uppsättning
Ljus- och luftkvalitet
Rymlighet
Bullerförorening
Behaglig temperatur (för kallt eller för varmt)
Inkluderande design (svårt att komma åt för personer med nedsatt rörlighet…)
Dessa är bara några av de miljömässiga stressfaktorer som du potentiellt kan identifiera på din arbetsplats.
När du identifierar risker inom miljösektionen, svara efter bästa förmåga på följande frågor:
Finns det fysiska faror (buller, temperatur, kemikalier, etc.)?
Är det sant att de fysiska och mentala kraven i arbetet inte har tagits i beaktande i utformningen av arbetsplatsen i förhållande till de anställdas förmågor?
Om ditt team är hybrid eller helt distansbaserat, fråga dig själv vilken typ av stöd företaget för närvarande erbjuder för att se till att varje anställd har en säker arbetsmiljö på sitt hemmakontor.
Svårt att tänka utanför boxen när du är i den
2. Rollen krav
Det omfattar:
Hög arbetsbelastning
Frequent övertid
Krav är inte i linje med arbetsbeskrivningen
Högt tempo
Här är några av våra föreslagna frågor att svara ärligt på:
Arbetar anställda regelbundet eller tillfälligt under hög press (ruscharbete, snäva tidsfrister)?
Är de anställdas arbetsdagar regelbundet eller tillfälligt långa?
Är arbetsbelastningen regelbundet eller tillfälligt mycket hög?
Är arbetet monotont?
Är det sant att anställda inte vet vad deras ansvar är?
Ställs det motstridiga krav på de anställda?
Oförverkligade förväntningar är stora stressfaktorer
3. Kontroll/ledning
Saker som:
mikrohantering,
hur mycket frihet personalen har på hur deras arbete utförs
flaskhalsar
Föreslagna frågor:
Börjar nya anställda arbeta utan adekvat introduktionsutbildning och vägledning?
Saknar de anställda möjlighet att påverka hur de arbetar?
Saknar de anställda möjlighet att påverka innehållet i sitt arbete?
Saknar de anställda möjlighet att planera sitt arbete, fatta egna beslut och ta ansvar?
Är uppgifterna så fragmenterade att de anställda inte förstår sitt bidrag till slutprodukten?
Förblir arbetsproblem och problem mellan anställda och ledning olösta?
Är konkurrensen mellan de anställda stark?
Förekommer mobbning eller trakasserier?
Öppet utrymme eller utrymme för skvaller?
6. Förändring
Vet du och dina kollegor:
Hur hanteras förändringar?
Hur kommuniceras det?
Föreslagna frågor att utforska:
Är det sant att anställda lämnas utan stöd under förändringsperioder eller när företagets framtid är osäker, för att undvika missnöje?
7. Övrigt / personligt
Allt relaterat till specifika fall, en-till-en situationer. Om någon har särskilda behov som kan utlösa psykiska hälsoproblem…
Vad nu?
För att bedöma ditt företags risknivåer, kontrollera hur många av dessa frågor som besvarades positivt.
Vi föreslår att det är bättre att vara strikt snarare än slapphänt när man besvarar dessa frågor. Det kommer att hjälpa till att förbättra situationen snabbare.
Ett sätt att bedöma risk kan vara följande:
Risknivå 0: inga svar var positiva.
Risknivå 1: det fanns upp till två ”JA” svar totalt över alla frågor
Risknivå 2: det fanns minst ett ”JA” svar i varje underkategori
Risknivå 3: fem eller fler ”JA” svar.
Om du upptäcker att ditt företag eller team är på risknivå 2 eller 3 här är några åtgärder att uppmärksamma för att börja förbättra ditt betyg och företagets totala välbefinnande:
När det gäller Roll
Definiera tydligt de anställdas uppgifter, funktioner och ansvar.
Se till att adekvata resurser generellt är tillgängliga, särskilt vid hög efterfrågan.
Omstrukturera aktiviteter och arbetsflöde för att undvika flaskhalsar och återkommande tider av hög arbetsbelastning.
Varning anställda i förväg om produktionsplaner och perioder av potentiell hög stress.
Övervaka arbetsbelastningen och systematiskt kontrollera hur de anställda klarar av mycket hög fysisk och mental arbetsbelastning.
Håll övertid till ett minimum och kom överens om sätt att kompensera för perioder av mycket hög arbetsbelastning.
Se till att de anställda har tillräcklig utbildning och färdigheter för att utföra sina uppgifter.
Uppmuntra de anställda att kontinuerligt utveckla sina färdigheter.
Utöka arbetsuppgifternas omfattning för att diversifiera arbetet.
När det gäller Arbetsledning
Konsultera med de anställda och deras representanter om arbetsorganisation, innehåll och volym.
Visa förtroende för dina anställda genom att delegera ansvar och problemlösning.
Övervaka kontinuerligt de anställdas tillfredsställelse med sitt arbete.
Förbättra de anställdas känsla av delaktighet i sitt arbete, till exempel genom att betona det bredare inverkan av deras arbete och lyfta fram deras roll och bidrag till slutprodukten eller tjänsten.
Införa flexibla arbetstider och familjevänliga lösningar.
När det gäller Socialt klimat
Utveckla och implementera åtgärder för att lösa konflikter på arbetsplatsen.
Håll ett möte för att diskutera befintliga problem bland de anställda. Uppmuntra de anställda att hitta orsakerna och lösningarna till problem.
Tillhandahålla utbildning i interpersonell konflikthantering. Se särskilt till att chefer har fått nödvändig utbildning och kan leda människor.
Utveckla och implementera en anti-mobbningspolicy.
När det gäller Stöd
Lär chefer hur man ger konstruktiv feedback och hur man berömmer och stöder underordnade.
Ha ordentlig introduktionsträning för nya anställda; involvera erfarna anställda som guider, lärare och mentorer för nya anställda.
Kommunicera med de anställda och deras representanter på ett klart och offentligt sätt om alla planerade förändringar (inklusive uppsägningar) före, under och efter förändringarna.
Tillåt de anställda att diskutera och påverka förändringar.
Tillhandahålla specialiserad utbildning och professionell rådgivning till anställda som sägs upp angående deras framtida karriärer.
Även om du befinner dig på en låg risknivå, bör detta inte hindra dig från att ta itu med dessa frågor. Lämnade ”obehandlade”, tenderar problem att växa snarare än att försvinna av sig själva.
II – Bedöm vad som redan är på plats (tredje part, utbildning..)
Detta är din möjlighet att noggrant granska vad företaget redan har på plats och erbjuder de anställda för att övervaka och minska dessa risker.
Lista de ansträngningar företaget har gjort för att förbättra arbetsplatsen eller arbeta hemifrån uppsättning
Förklara vad som finns på plats för att säkerställa att förväntningarna matchar verkligheten i termer av arbetsbelastning och ledning
Dela vilken typ av flexibilitet personalen har med sina uppgifter
Lista vilken typ av stöd som erbjuds till personalen för närvarande i termer av psykisk hälsa och välbefinnande
Dela om företagets kultur, riktlinjer, värderingar och regler.
Förklara hur förändring hanteras och kommuniceras till hela företaget
Nu är du redo att göra en plan mot framsteg!
III – Åtgärdsplan för att förbättra MH och välbefinnande
Ha en plan!
Nu när du har identifierat riskerna och identifierat vad som för närvarande är på plats finns det några viktiga saker kvar att göra:
Håll dig uppdaterad om innovation och undersök vad som kan förbättras i varje område och vad du ska göra i händelse av kris/nödläge
Vid behov, förbättra processer (hur personalen informeras om vad som är på plats)
Tilldela tydligt ansvar. Utan en officiell person i ansvar, kan ansvaret snabbt falla i det gemensamma limbo
Sätt upp en tidsfrist för nya implementeringar
Övervaka, granska och uppdatera regelbundet
Det är aldrig för sent att börja bedöma risker för psykisk hälsa och välbefinnande i ditt företag.
Det kan verka skrämmande till en början men det behöver inte vara det.
Börja med vad du vet och ta hjälp av proffs och tredje parter vid behov. Anta inte svar, var ärlig och se ditt teams psykiska hälsa förbättras längs vägen!
Känn till riskerna. Informera dem om dem. Var redo att hjälpa när de uppstår.
Morgane skapar medkännande och engagerande innehåll som gör samtal om mental hälsa mer mänskliga och tillgängliga. På Siffi kombinerar hon berättande med strategi för att främja en kultur av omsorg och samhörighet på arbetsplatsen.
